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イベント

申込から当日の受付・スポンサーまで、イベントをまるごと

イベントを作れば、会員はアプリから申込。同伴者・食事の選択などの追加項目、参加費、定員、締切、スポンサー枠まで。締切前と前日のリマインドは自動、当日は QR で受付します。

使う人：マネージャースタッフ会員・お客さま
お申し込み →サンプルの会社で試す →機能の一覧へ

できること

申込フォーム

参加費（会員／同伴者）・定員・締切・食事の選択やチェックなどの追加項目。

スポンサー枠

名称・料金・口数を決めて募集。

当日の受付

受付票や会員証の QR を読むだけ。受付済の人数がその場で集計されます。

非会員の申込ページ

公開すると URL で一般の申込も。非会員収入として記録されます。

流れ

  1. 1事務所
    イベントを作る

    タイトル・日時・会場・説明（日英）・参加費・定員・締切・画像。下書きのうちは会員に見えません。

  2. 2会員・お客さま
    アプリで申し込む

    同伴者や食事の選択も一緒に。受付票（QR）が出ます。

  3. 3自動で
    リマインド

    締切の数日前（未回答の人へ）と前日（出席の人へ）に、通知とメールで。

  4. 4スタッフ
    当日、QR で受付

    受付票か会員証を読むと受付済に。

  5. 5事務所
    参加者を確かめる

    申込・同伴者・支払状況の一覧と CSV。

スマホ・アプリで

会員はアプリでイベントを見て、そのまま出欠・同伴者・お支払いまで。事務所はスマホからも申込の人数や名簿を確かめられます。

会員：イベントの一覧
アプリ会員：イベントの一覧
会員：申込と出欠
アプリ会員：申込と出欠
事務所：スマホでイベントを管理
スマホのブラウザ事務所：スマホでイベントを管理

画面で見る

管理画面（事務所）

イベントの編集

イベント

  1. イベント → 「＋作成」。タイトル・日時・会場・説明（日本語と English）、参加費（会員／同伴者）、定員、締切、画像を設定します。「下書き」のまま保存すれば会員には見えません。
  2. イベントの画面は、上のタブで切り替えます：基本／申込の項目／一般公開／スポンサー／Jotform／会員へ通知。「一般公開」で申込ページを公開すると、ログインの要らないリンクと QR ができ、非会員が申し込めます。下書きのイベントでも、リンクを知っている人は開いて申し込めます（会員のアプリには出ません）。受付を止めるときは、状態を「受付終了」にするか「非公開にする」を押します。
  3. 追加項目（食事の選択・チェック・数量など）とスポンサー枠（名称・料金・口数）を付けられます。
  4. スポンサー枠の売上税：枠に「招待席の数」と「1 席の金額（会員価格）」を入れると、申込ごとに 課税（招待席 × 1 席の金額。食事つきの席は課税）・非課税（残りのスポンサー料）・売上税 を申込一覧と CSV に出します。申込ごとに招待席を直せます。会員の会社かどうか（会員番号）で、15%／35% の集計の会員・非会員が決まります。Jotform から入れた申込は、会社名を名簿の会社名と突き合わせて、自動で会員の会社にします（記号・Inc／LLC の違いは見ません。「Mizuho Americas」と「Mizuho Americas Service LLC」のように頭の部分が同じで、名簿で 1 社に決まるときもつなぎます。2 社以上に当たるときは非会員のままにします）。申込一覧で会員番号を入れた・外したものは、自動では変えません。いちばん上に、課税金額の合計（税抜）と税金の合計を出します。
  5. 申込ページ（一般公開）は、会員も同じページから申し込める形にできます（「一般公開」のタブ →「会員も申し込めるようにする」。Jotform とつないだイベントは最初からこの形）。申込ページで「会員／非会員」を選び、会員番号・会社名、会員のチケットと非会員・ゲストのチケットの枚数を入れます。会員はログインしません。会員番号かメールアドレスが名簿と合えば会員につなぎ、合わないときは出欠名簿に印が出ます。写真は、イベントを作るとき・直すときに、タイトルの下の「写真」から入れます（申込ページと会員のイベントの画面の上に出ます）。ネットの決済（カード・PayPal）をつないでいる会社では、参加費のある申込は支払いが済んでから申込になります：支払いの途中でやめた人には受付票（QR）もメールも出さず、人数・集計にも入れません（出欠名簿の下の「支払いの途中でやめた申込」に、たたんで出ます）。申込ページは検索（Google など）には出ません。
  6. Jotform で申込と決済を受けているとき：設定 → Jotform に API キー（Read Access）を入れると、あとは自動です。およそ 1 時間ごとに Jotform を見て、新しい参加の申込フォームからイベントを下書きで作り（会員には見えません）、スポンサーの申込フォーム（名前に Sponsor・協賛・Pledge）は名前の近いイベントにつなぎ、開催の 14 日あとまで取り込み直します。日付・時間・会場・会員と非会員の参加費はフォームと自動返信メールから読み、チケットの種類ごとの枚数・金額・会員か非会員か と、スポンサーの申込（協賛の種類が枠になります）が入ります。スポンサーの招待席の数は、枠（協賛の種類）ごとの数で入り、同じ名前の枠は次のイベントに数を引き継ぎます。スポンサーごとに数が違うときは、担当の方が書いているスプレッドシートの共有を「リンクを知っている全員（閲覧者）」にして、イベントの Jotform のタブに URL を入れると、招待席の列から読みます。イベント →「Jotform から作る」で、いますぐ確かめる・自分で選んで作る こともできます。読むだけで、メールは送りません。Jotform を使わず、このアプリの申込ページ（会員・非会員・スポンサー）だけでも同じことができます。
  7. 参加者：申込一覧・同伴者・支払状況の確認と CSV 出力。「受付」画面で当日の QR チェックインができ、受付済の人数が集計されます。
  8. 非会員向けの申込ページを「公開」すると、URL を配布して一般の申込を受け付けられます（非会員収入として記録）。
  9. 申込締切の数日前（まだ答えていない会員へ）と前日（出席の人へ）に、リマインドがアプリの通知とメールで自動で届きます。日数・送るかどうかはイベントの一覧の上の「⚙️ イベントのリマインド」で決めます。
  10. イベントを消すときは、イベントを開いて保存ボタンの下の「🗑 このイベントを削除」から。申込が無ければそのまま消せます。申込があるイベントは、ふつうは「状態」を「中止」にします（記録が残ります）。テストで作ったものなどは、オーナーがイベント名を入れれば申込ごと消せます（カードでの支払いがあるイベントは消せません）。

スタッフの画面

管理画面の会員証スキャン

会員証・受付票の QR を読む

  1. アプリ：マイページ → スタッフ用 → 「QR スキャン」。初回はカメラの許可を求められます。
  2. 「会員証」モードで会員証の QR をかざすと、氏名・会員番号・会員種別・有効期限と、当日のイベント申込や予約が表示されます。有効なら緑、期限切れや退会は赤で出ます。
  3. イベント受付のときは、モードで当日のイベントを選んでから読みます。受付票または会員証の QR を読むと、その場で「受付済」になります。同じ QR を二度読んでも二重には数えません。
  4. QR が読めないときは、下の入力欄に会員番号または受付票のコードを入力して「確認」を押します。会員証の QR には会社が入っているので、ほかの会社の会員証は「ほかの会社の会員証です」と出て通りません。番号だけの QR も通らないので、番号は手で入れてください。
  5. ブラウザ版：管理画面 → 会員証スキャン（/admin/scan）。イベント受付は管理画面のイベント → 「受付」からも行えます。

会員アプリ・会員の画面

イベント詳細（Web 版）

イベントの申込

  1. 「イベント」タブで受付中のイベントが日付順に並びます。タップすると詳細（日時・会場・参加費・締切・残席）が見られます。
  2. 「出席」を選び、同伴者の人数を入れて申し込みます。同伴者が会員でない場合はお名前を入力してください（クラブの記録として必要です）。
  3. イベントによっては、食事の選択などの追加項目や、スポンサー枠の申込ができます。
  4. 申込後に「受付票」が発行されます。当日は受付票の QR、または会員証を見せてチェックインしてください。参加費は明細に計上されるか、案内に従ってお支払いください。
  5. 締切前なら申込内容の変更・取消ができます。締切後は事務局にご連絡ください。

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